La loi du 7 août 2023 : de nouvelles obligations comptables pour les associations sans but lucratif et les fondations

Cette Nouvelle Loi prévoit expressément 3 catégories différentes d’ASBL, et la fondation. Chaque catégorie d’ASBL a ses propres obligations comptables et un certain niveau d’information comptable à produire.

Les seuils déterminant la catégorie d’ASBL sont basés sur le total des actifs, le total des revenus et le nombre des membres du personnel en équivalent plein temps.

Pour évoluer d’une catégorie à l’autre, une ASBL doit dépasser au moins 2 des 3 critères pendant 2 années consécutives. L’effet du changement de catégorie aura un impact sur la troisième année.

Les documents ou informations mentionnés ci-dessous et les pièces justificatives sous-jacentes (afin de tenir la comptabilité et préparer les documents comptables), quelle que soit la forme de leur conservation, doivent être conservés par les ASBL, suivant un classement méthodique, pendant les dix années suivant les exercices auxquels ils se rapportent.

Les documents comptables doivent être produits par le conseil d’administration et approuvés par l’Assemblée Générale dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Ils doivent également être déposés avec le rapport d'audit (le cas échéant) au RCS dans le mois de leur approbation.

Obligations comptables pour les petites ASBL

Les petites ABSL doivent tenir, à minima, une comptabilité simplifiée reflétant les recettes et les dépenses (comptabilité de trésorerie). À la fin de leur exercice, elles devront préparer un état des recettes et dépenses, ainsi qu’une annexe avec les informations suivantes :

• le total des avoirs en caisse,
• le total des avoirs en banque,
• le nombre des membres définis par tranches de membres,
• le pourcentage des transferts de fonds vers les autres pays de l’Union Européenne (« UE ») et de l’Espace économique européen (« EEE ») et en dehors de l’UE et de l’EEE.

Aucun schéma de présentation de l’état des recettes et dépenses n’est prévu dans la Nouvelle Loi, mais une référence est faite à un potentiel règlement grand-ducal à venir.

Obligations comptables pour les moyennes ASBL

Les moyennes ABSL doivent tenir une comptabilité selon un système de livres et de comptes conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double. À la fin de leur exercice, elles devront établir des documents comptables annuels comprenant au minimum un compte de profit et pertes et un bilan suivi d’une annexe avec les informations suivantes :

• le nombre des membres définis par tranches de membres ;
• le volume de financement d’autres entités ;
• le pourcentage estimé d’activités exercées au Grand-Duché de Luxembourg, dans les autres pays de l’UE ou de l’EEE et en dehors de l’UE et de l’EEE ;
• le pourcentage des transferts de fonds vers les autres pays de l’UE et de l’EEE et en dehors de l’UE et l’EEE.

Aucun schéma de présentation de compte de profit et pertes et du bilan n’est prévu par la Nouvelle Loi, mais une référence est faite à un potentiel règlement grand-ducal.

Obligations comptables pour les grandes ASBL

Pour les grandes ASBL, outre le fait qu’elles doivent tenir une comptabilité à partie double, une référence est faite aux sociétés soumises à l’article 47 de la  Loi Comptable (entreprises dites moyennes). Les grandes ASBL sont donc assujetties aux mêmes obligations comptables que les entreprises de taille moyenne, dont celles de préparer un bilan, un compte de profits et pertes (le format abrégé étant autorisée) et une annexe en accord avec la Loi Comptable. L’annexe doit, de plus, inclure les informations suivantes :

• le nombre des membres définis par tranches de membres ;
• le volume de financement d’autres entités ;
• le pourcentage estimé d’activités exercées au Grand-Duché de Luxembourg, dans les autres pays de l’UE ou de l’EEE et en dehors de l’UE et de l’EEE ;
• le pourcentage des transferts de fonds vers les autres pays de l’UE et de l’EEE et en dehors de l’UE et l’EEE.

Il est également prévu la possibilité qu’un règlement grand-ducal puisse prévoir un schéma de présentation des comptes annuels et préciser leur modalité de dépôt.

Les grandes ASBL sont soumises au contrôle de ses comptes annuels par un Réviseur d’Entreprises Agréé.

Obligations comptables spécifiques aux ASBL reconnues d’utilité publique

Les ASBL reconnues d’utilité publique sont soumises aux obligations comptables des grandes ASBL, quelle que soit leur taille.

De plus, leur conseil d’administration est tenu de communiquer au ministère ayant la Justice dans ses attributions un rapport d’activité détaillé de l’exercice social écoulé endéans le mois du dépôt des documents comptables.

Obligations comptables des fondations

Les fondations doivent tenir une comptabilité appropriée à la nature et à l’étendue de leurs activités, selon un système de livres et de comptes conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.

Chaque année, les comptes annuels doivent être approuvés par le conseil d’administration dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Ils doivent également être déposés avec le rapport d'audit (le cas échéant) au RCS dans le mois de leur approbation.

En plus de leurs comptes annuels, les fondations doivent préparer un budget pour l’exercice suivant approuvé par leur conseil d’administration en même temps que les comptes annuels.

En termes d’obligations comptables, au même titre que les grandes ASBL, les fondations sont soumises à l’article 47 de la Loi Comptable et donc aux mêmes obligations comptables que les entreprises de taille moyenne, soit l’obligation de préparer un bilan, un compte de profits et pertes (le format abrégé étant autorisée) et une annexe en accord avec la Loi Comptable. L’annexe doit, de plus, inclure les informations suivantes :

• le volume de financement d’autres entités ;
• le pourcentage estimé d’activités exercées au Grand-Duché de Luxembourg, dans les autres pays de l’UE ou de l’EEE et en dehors de l’UE et de l’EEE ;
• le pourcentage des transferts de fonds vers les autres pays de l’UE et de l’EEE et en dehors de l’UE et l’EEE.

Semblablement aux ASBL, les documents ou informations mentionnés ci-dessus et les pièces justificatives sous-jacentes, quelle que soit la forme de leur conservation, doivent être conservés suivant un classement méthodique pendant une période de 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice qui leur est lié.

Le conseil d’administration doit communiquer au ministère de la Justice un rapport d’activité détaillé sur l’exercice qui s’est écoulée dans le mois du dépôt des documents comptables.

La fondation est soumise au contrôle de ses comptes annuels par un Réviseur d’Entreprises Agréé.