Bien assurer la fin d’un contrat d’outsourcing

En matière d’outsourcing encore plus qu’ailleurs la prévoyance est de mise.

Trop nombreuses sont les entreprises qui ont attendu la date d’échéance du préavis pour s’interroger sur la continuité de la relation juridique en cours et pour s’apercevoir - trop tardivement - que le délai restant ne leur permettaient pas d’évaluer, sereinement et avec le niveau de détail voulu, les alternatives possibles. A noter qu’en général, le délai de préavis est, avant tout, fixé pour permettre aux parties de clôturer le contrat dans les meilleures conditions et, pour le prestataire, de se retirer dans des conditions les moins pénalisantes. Ce délai prend rarement en considération les contraintes du donneur d’ordre qui, paradoxalement, a souvent tendance à essayer de réduire ce délais dans la phase contractuelle.

Il s’agit là d’un des multiples indices qui tendent à démontrer que, dans la pratique, les donneurs d’ordre sont d’ailleurs beaucoup plus tributaires de leurs prestataires qu’ils ne le croient. C’est pourquoi il est conseillé d’anticiper la réversion de l’outsourcing. Le contrat initial et ses conditions de réversibilité et de transférabilité constituent la première étape d’un possible désengagement. Au-delà des indispensables questions juridiques (ex. : résiliation, droit de propriété,…), il est tout aussi critique d’envisager d’entrée de jeu les conditions de sortie (ex. : date de début, rôles et responsabilités, pilotage, qualité de service, assistance, coûts des opérations de transition, éléments transférés,…). Or, s’il est assez simple de lister les éléments concernés a priori, il est souvent plus laborieux d’en énoncer une description claire et exhaustive. Il est pourtant recommandé de ne pas faire l’impasse sur ces questions lors des négociations en dépit des difficultés d’aborder ces points. Le donneur d’ordre sera donc bien avisé de contractualiser cette procédure par une clause de transférabilité/réversibilité afin de disposer d’un levier lors du processus de sortie du contrat.

Nécessaires évaluations

Si le contrat constitue la pierre angulaire d’un plan de sortie, il est loin d’en représenter le seul élément. Les évaluations régulières de la prestation constituent une excellente opportunité pour identifier les éléments constitutifs de la prestation et leur niveau de documentation ou de maîtrise. Toutes ces informations doivent permettre d’assurer une mise à jour continue des plans de sortie. On a même pu observer des entreprises qui traitent leurs plans de sortie des principaux contrats d’outsourcing sur le même pied que leur plan de continuité en organisant chaque année des tests de transférabilité/réversibilité de plus ou moins grande ampleur.

Si ce genre de démarche ne se justifie que pour les prestations les plus critiques, il est assez représentatif de l’état d’esprit dans lequel les questions de sortie de contrat d’outsourcing doivent être posées.

En effet, même sans évoquer des scénarios aussi extrêmes qu’une remise en concurrence complète voire une internalisation, un simple prolongement doit aussi bénéficier d’une attention toute particulière. Les contrats d’outsourcing étant par nature des contrats à moyen voire long terme, les conditions, les acteurs et les pratiques du marché peuvent avoir largement évolué depuis la signature initiale. La formule la plus appropriée pour l’entreprise au moment du renouvellement n’aura donc probablement plus grand chose à voir avec l’approche de la convention initiale. Dans cette réflexion complexe avec des enjeux aussi cruciaux, il est essentiel de s’appuyer sur une vision globale intégrant la gestion des risques associés (juridiques, opérationnels, métiers, techniques, ressources humaines,...), et vu l’ampleur de la tâche, de planifier sans tarder le terme des processus d’externalisation.